こんにちは！しいです！
数年前、職場で部署のリーダーになりました。
その後、退職者が続きそれに伴い残業が増え、残った職員が疲弊して行きました。
その時にある本に出会い、頑張って業務改善を行い、とにかく削れるものは削っていきました。
部下を定時に帰す「仕事術」 佐々木常夫
佐々木常夫さんは、奥様がうつ病・お子様が自閉症というご家庭でしたが、毎日定時で退社しながら社長にまでなった方です。
この本と出会ってすごく助かりました。
この本を何度も熟読して読み返し出来そうな部分は実行しました。
私は医療福祉分野、佐々木さんは全く違う分野ですが、仕事をする上では実行することは同じだと思いました。
今では、職員も増えて尚且つ業務も減らしたので残業はほぼありません。
一番大変だった頃の職員はみんな今でも一緒に働いています。
「乗り越えた」そんな絆で結ばれている職員たちだと思っています。
今回は、その時から実践している時間節約のポイントをご紹介します！
- 仕事を効率的に終わらせたい。
- 定時で仕事が終わらない。
- 職場の何がどこにあるかわからない。
- 部署のリーダーになったけど業務改善何から始めたらいいかわからない。
探すことを止めよう！
仕事をするときに、まず「探す」という行動から始めていませんか？
ちゃんと整理されていれば、「探す」の次の業務から行動できます。
その分仕事が早く終わり、１日に業務がサクサク進んで行きます。
職場で何かを探してしまうことがあったらそこには「整理」が必要です。
すぐに整理に取り掛かりましょう！
私自身すぐには捨てられない人です。
「もしかしたら、必要になるかもしれない」
「監査に必要かもしれない」
なんてことを考えて中々捨てられません。
なので、部下を定時に帰す「仕事術」 佐々木常夫 の「仕事術⑯ 書類を探すな」を参考に自分なりのルールを作っています。
- 5年以上経っている
- 自分が就職してから一度も見たことがない（新人・転職・部署移動組は別）
- 同じものが複数ある
- 原本は他部署が保管している
- 自分より長く働いている人に聞いてみる
・5年以上経っている
医療関係だけかもしれませんが、書類の保管期間は大体5年です。書類の他にも研修資料や雑誌・参考本などが5年以上前のものであれば、情報が新しくなっている可能性があります。捨ててもいいと思われます。
・自分が就職してから一度も見たことがない（新人・転職・部署移動組は別）
3年以上勤務していて一度も見たことのないものがひょこっと出てきたら、必要ないかもしれません。場所をとっているだけなので思い切って処分しましょう。
・同じものが複数ある。
サンプルのパンフレットやカタログ１つでいいですね。必要なくなったら処分しましょう。
・原本は他部署が保管している。
コピーして回覧用に回ってくるプリント類です。原本は他部署にあるのなら、それさえあれば問題ないので回覧が終わったら処分しましょう！
・自分より長く働いている職員に聞いてみる。
同じ部署の長く働いている職員に聞いてみましょう。あまりに風景の一部化して必要なものがそこにある場合があります。聞いてびっくり「捨てていいんじゃない？」とあっさり言われることもあります。
午前中が勝負！
私は「種を蒔く」という表現をしますが、午前中に色々と用事を済ませて行きます。午後に「回収する」ことが目標です。
特に、対人との連絡関係、返事が欲しい用事は絶対に午前中にしておきます。
医療福祉関係の職場ですのでご家族や病院・他部署へ電話連絡やFAX・メールを使った連絡をして行きます。
仕事術⑪ 何でも「一歩先の行動」を
の中にある、「午前中で一日の仕事の半分をこなす」を参考にしています。
ご家族の方は、仕事や用事があって折り返しが夕方になることもあります。
夕方連絡すると折り返しが来るまで残業しないといけなくなってしまうので連絡する時間は気をつけるようにしています。（緊急時は除く）
逆算をして、定時までに返事が来て記録・申し送りが完了することを目標に動きます。
午後から、何かハプニングが起こった場合はその時に動きますが、「次の日でいいのではないか？」と考えるようにしています。
仕事を振る勇気
仕事術㉓ 仕事は人に任せろ
を参考にしています。
これには「適材適所」「適性」を見てからになるので、すぐに任せることはしません。
そのためにはその業務の大変さや効率的な動きを把握しておく必要があるので、まずは自分がしてみてその業務に向いてそうな職員に声をかけてお願いするようにしています。
普段の業務や休憩時間の雑談で少しずつ仕事を任せてもいいか？確認をとって行きます。
最初は、ちょっと厳しいかなぁ？という反応を見せる職員に対しては次第に「出来そうかな？」と思ってくれるようになるまで待ちます。
大概の職員は時間に個人差はありますが、お任せできるようになって行きます。
「個人差」ここを私は大切にしています。気持ちが追いついてないと「やらされている感」が出てきてしまい苦痛な業務になってしまっては困ります。
お任せはしますが、全く一人にはさせません。進行状況は把握します。一緒に進めている感じで行きます。
意外と自分じゃなくてもいいし、自分よりもっといいアイデアを持ってくるパターンもあります！
業務の断捨離をしよう！
流行りの断捨離はここにも登場します。
少ない人数で仕事を回すには業務を減らすことが必要でした。
仕事術㉒ 捨てる「仕事」を決める
を参考にしました。
業務を見直してびっくり！同じことを何度もしていることが発覚！
体重を記入する箇所が４カ所あった！→２カ所に減らす。
申し送りノート・カルテ・日誌と1人のことを３カ所に書かないといけなかった！→カルテに書いてあれば日誌や申し送りノートは簡単で良いとした。
ショートスティの入退者の名前を書くところが５カ所あった！→２カ所に減らす
他にも結構な同じことを繰り返している業務が多いでした。昔からの業務でなんとなくしていたことばかりでした。
一回無くしてみて必要だと感じたらまた業務に入れよう！
とどんどん業務を他にも削って行きました。
見通しを立てた連絡を！
仕事術⑥ ２ヶ月分のスケジュールを「見る」 の
卓上カレンダーは２ヶ月分並べる
を実践しています。
並べることで先のことをイメージできるようになりました。
普段の業務以外で何をしたらいいのか？何をして欲しいのか？を１日単位・週間単位・１ヶ月単位・３ヶ月単位・半年先まで伝えるようにしています。
意外と今している業務は1〜2ヶ月先の勤務表作りだったり定期診察の組み合わせだったり、処方計画だったりします。
今日していることは１〜２ヶ月前ぐらいに計画されたことだということです。
自分の頭の中にあるだけだと、他の職員には何も伝わりません。
とにかく周囲に伝えるようにしましょう！
退社前に新しい仕事をしない！
仕事術⑱ 長時間労働は「プロ
意識」「羞恥心」の欠如
を参考にしています。
退社前は机の整理や明日の業務の準備などが終わっていれば良いと思っています。
１０分くらい前には業務終了しているのが理想です。
退勤前の職員に仕事を振らない・始めない ようにしています。
そして、「何も見ずに、聞かずに、気づかずに」帰るように言っています。
当たり前でしたらごめんなさい。
ワークライフバランス。
人は、「生きるために仕事をしている」のです。
お金を稼ぐために「仕事」をします。
フルタイム場合、８時間以外は、家族の時間や夫婦の時間・趣味や1人の時間を楽しんだほうがいいです。
医療福祉の分野は、奉仕の精神で残業をしてしまう人が多いですが、できれば定時におうちに帰りましょう！
残業したら残業代を請求しましょう！
最後に
今回、ご紹介しました本は、2009年が初版です。
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12年も前の本ですが、今でも通用する方法ばかりです。
さらに言うと「自分へのアポをとる」と言う意味で在宅勤務まで推奨しています。
こんな時代になって在宅勤務は普通になってきました。
先を見通す力がお有りになる方だなぁとしみじみ思っています。
この本に出会わなかったら、今でも無駄な業務に追われて残業ばかりの毎日だったかもしれません。
仕事術は、全部で㉝ありました。まだ出来ていないことがたくさんあります。
残業は無くなりましたが、まだ見直さないといけない業務がたくさんあります。
少しずつ改善してき、離職率を低く定着率を伸ばしていけたらいいなと思っています。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
